Những rủi ro xảy ra trong các sự kiện là điều rất khó lường trước với các nhà tổ chức. Theo đó, dự đoán và đưa ra các phương án ứng phó trong trường hợp cần thiết là điều quan trọng phải có trước khi sự kiện diễn ra. Sau đây sẽ là nhóm các rủi ro thường gặp nhất mà người lên kế hoạch cho sự kiện phải nắm!
Về yếu tố thời tiết
Nếu là một sự kiện ngoài trời, nhà tổ chức cần tìm hiểu kỹ về tình hình thời tiết thời gian đó tại địa phương có địa điểm được chọn tổ chức để có những dự trù cần thiết như: chuẩn bị máy che, sắp xếp sân khấu, hậu trường,… sao cho ổn thỏa.
Nếu là sự kiện trong hội trường, nhà hát,… thì có thể yên tâm hơn về vấn đề thời tiết. Tuy nhiên, nên cân nhắc rằng nếu trời mưa hay lạnh thì có thể làm ảnh hưởng đến số lượng người tham dự. Nhà tổ chức cần nghĩ ra các phương án phù hợp để đảm bảo hiệu quả chương trình không vì thế mà giảm sút.
Trong trường hợp thời tiết diễn biến quá xấu (chẳng hạn như bão đổ bộ, mưa to,…) thì nên cân nhắc đến việc dời ngày tổ chức và thông báo cụ thể đến địa phương quản lý, khách mời…
Về nguồn tài chính
Một số chi phí phát sinh trong thời gian diễn ra sự kiện, chẳng hạn như khách mời yêu cầu có thưởng cho các phần thi, hay số lượng người tham dự quá đông khiến số lượng nước uống hay quà chuẩn bị không đủ,… đòi hỏi nhà tổ chức phải linh hoạt ứng biến để không khiến người đến đó cảm thấy khó chịu, không hài lòng và kèm theo những đánh giá không tốt. Theo đó, để đề phòng những rủi ro tài chính từ các chi phí phát sinh thì nên có sự tính toán kỹ lưỡng trong quá trình lên kế hoạch, chừa lại nguồn phí dự trù và sẵn sàng sử dụng khi cần.
gược lại, một rủi ro về chi phí khác thường gặp là số lượng người tham dự ít hơn dự kiến, sự kiện không thu hút được sự chú ý và không mang lại hiệu quả như ý gây thô lỗ. Trong tường hợp này, nhà tổ chức cần cân nhắc khoản chi hợp lý, chắc chắn được số lượng khách mời chính và dựa vào yếu tố thời tiết, địa hình để quyết định khoản chi phí sẽ đầu tư.
Rủi ro về an ninh
An ninh là vấn đề quan trọng và phải đặc biệt lưu tâm. Sự kiện là nơi có nhiều người tới tham dự, bao gồm cả khách mời và những thành phần không quen biết. Vì thế, để đảm bảo an ninh và an toàn cho người tham gia cũng như mang đến sự thành công tốt đẹp cho chương trình, nhà tổ chức cần cân nhắc trước các rủi ro có thể gặp như: xảy ra trộm, cướp trong khu vực diễn ra sự kiện; kẻ xấu trà trộn gây rối… Từ đó, đề ra các phương án an ninh như bố trí người túc trực các vị trí mấu chốt, thuê dịch vụ bảo vệ sự kiện nhắc nhở mọi người tham gia tự bảo vệ tư trang cá nhân.
(ảnh internet)
Những chia sẻ mà bài viết chúng tôi đưa ra về những rủi ro khó lường khi tổ chức sự kiện sẽ là các thông tin bổ ích, rất cần cho các bạn khi tổ chức sự kiện đấy nhé.
Nguồn biên soạn
